Organisation & Kommunikation

Dienstwagenüberlassung an die Bauleitung: Steuerliche Optimierung der Dienstwagenversteuerung

Text: Thomas Schneider | Foto (Header): © KI-generiertes Bild

Mit verantwortlichen Positionen im Bauunternehmen ist häufig die Bereitstellung eines Dienstwagens verbunden. Dies ist für die meisten Betroffenen attraktiv, da eigene Kosten in erheblichem Maße eingespart werden. Bei der steuerlichen Berücksichtigung der Kosten bestehen zwei Möglichkeiten. Die richtige Auswahl kann den Profiteuren, so auch der Bauleitung, jährlich bis zu vierstellige Steuerersparnisse ermöglichen.

Auszug aus:

Informationsdienst Bauleitung
Ausgabe Juni 2024
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Damit im steuerrechtlichen Sinne ein Dienstwagen vorliegt, muss ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Bei weniger als 50%iger, aber mehr als 10%iger betrieblicher Nutzung ist die Zuordnung zum Betriebsvermögen möglich, eine Pauschalierung der Kosten der Privatnutzung wie im Folgenden dargestellt wird, ist allerdings unzulässig.

Liegt steuerrechtlich ein Dienstfahrzeug vor, können von Bauunternehmen sämtliche Kosten des Fahrzeugs, wie Abschreibungen, Versicherung, Kfz-Steuer, Kraftstoffkosten, Reparaturkosten etc., vollständig als Betriebsausgaben geltend gemacht und die Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Eine Ausnahme stellen allerdings Bußgelder dar.

 

Private und dienstliche Nutzung

Zur Bewertung der steuerlichen Berücksichtigung eines Dienstwagens muss eingangs die Art der Nutzung bestimmt werden. Wird ein Firmenwagen ausschließlich dienstlich genutzt, sind sämtliche Kosten steuerlich abzugsfähig. Allerdings besteht in diesem Fall die Nachweispflicht, dass keine private Nutzung erfolgt bzw. ausgeschlossen ist. Ein Fahrtenbuch belegt hierbei die rein dienstliche Nutzung.

Im Regelfall ist die private Nutzung allerdings zulässig, meistens auch für den Lebens- oder Ehepartner, teilweise ebenfalls für Kinder. Das sog. begleitete Fahren ist jedoch meist ausgeschlossen.

Der so entstandene geldwerte Vorteil ist zu versteuern. Es bestehen zwei Berechnungsmöglichkeiten, welche je nach individueller Situation vorteilhaft sein können. Die Methode der Versteuerung kann zum Jahreswechsel geändert werden, unterjährig nur bei einem Fahrzeugwechsel. Für verschiedene Fahrzeuge können aber verschiedene Methoden angewandt werden.

 

Pauschalversteuerung

Die erste Möglichkeit ist die einfachste: Die sog. 1-%-Regel erläutert § 8 Abs. 2 Satz 2, 3 und 5 Einkommensteuergesetz (EStG). Der Nutzungsvorteil, der durch die (kostenlose) private Nutzung des Firmenwagens entsteht, wird pauschal anhand des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs festgelegt. 1 % des Bruttolistenpreises stellt die Höhe des monatlichen Vorteils aus der privaten Nutzung dar. Damit ist der Vorteil steuerlich abgegolten.

Beispiel: Beträgt der Bruttolistenpreis eines Fahrzeugs 60.000 €, wird der geldwerte Vorteil pro Monat mit 1 % × 60.000 € = 600 € angesetzt. Bei einem angenommenen Steuersatz von 42 % „kostet“ die Privatnutzung des Firmenwagens monatlich 252 €.

Der tatsächliche Wert des Fahrzeugs ist irrelevant, weshalb Betroffene aufpassen sollten, sich beispielsweise nicht ein altes Fahrzeug des Vorgängers „andrehen“ zu lassen.

Wird der Firmenwagen neben der dienstlichen und der rein privaten Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, erhöht sich die Belastung um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro km Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Im Gegenzug dürfen, wie üblich, die Entfernungskilometer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Diese betragen im Jahr 2024 0,30 € pro km für die ersten 20 km, darüber hinaus 0,38 € pro km der einfachen Entfernung.

Beispiel: Wird eine Strecke von 30 km zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterstellt, müssen zusätzlich zu den 600 € noch 0,03 % × 60.000 € * 30 km = 540 € versteuert werden.

Bei einem angenommenen Steuersatz von 42 % macht dies, mit der pauschalen Regelung von 1 % für die Privatnutzung, eine Belastung von insgesamt 478,80 € pro Monat.

Der Vorteil der Pauschalversteuerung liegt in der Einfachheit. Der pauschale Nutzungswert ist auf die Gesamtkosten begrenzt. Dies ist im Einzelfall nachzuweisen.

Im Beispiel beträgt der pauschale Nutzungswert im Jahr 12 × (600 € + 540 €) = 13.680,00 €.

Es lohnt sich zu prüfen, ob die gesamten Kosten inklusive Abschreibungen, Versicherungen etc. diesen Wert erreichen. Bei Unterschreitung ist eine Begrenzung auf die tatsächlichen Kosten möglich.

Fahrtenbuchmethode

Bei einer Dienstwagennutzung ist die zweite Möglichkeit der Versteuerung die Fahrtenbuchmethode, welche § 8 Abs. 2 Satz 4 EstG regelt.

Diese Methode erfordert das Führen eines Fahrtenbuchs, mittels welchem sämtliche Fahrten dokumentiert werden müssen, um das Verhältnis zwischen dienstlicher und privater Nutzung abzubilden. Basierend auf dem Verhältnis und den tatsächlichen Fahrzeugkosten wird der geldwerte Vorteil festgelegt und versteuert.

Das Fahrtenbuch muss lückenlos und nachvollziehbar geführt werden, Eintragungen vollständig, fortlaufend und zeitnah erfolgen und unveränderbar sein. Mittlerweile sind elektronische Fahrtenbücher verfügbar, deren Anforderungen die gleichen wie bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch sind, allerdings ist die Erfassung vereinfacht.

Mittlerweile sind elektronische Fahrtenbücher verfügbar, deren Anforderungen die gleichen wie bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch sind, allerdings ist die Erfassung vereinfacht.

Moderne Autos verfügen über eine elektronische Schnittstelle, an der der Stecker des Fahrtenbuchs eingesteckt wird. Fahrten werden mittels GPS-Signal erfasst und dokumentiert. Die Software ist selbstlernend, häufigere Fahrten zum gleichen Ziel werden vor konfiniert, dann erfolgt nur eine Bestätigung. Zur Erstellung der Steuererklärung werden die Daten aufgelesen und ausgedruckt. Entscheidend ist die GoBD-Konformität [1], damit die Aufzeichnungen vom Fiskus akzeptiert werden.

Für dienstliche Fahrten sind die Kilometerstände zu Beginn und Ende der dienstlichen Fahrt, Datum, Reiseziel und Reisezweck anzugeben. Bei Privatfahrten genügen die Kilometerangaben und der Hinweis auf die Privatfahrt, das Ziel muss nicht angegeben werden. Gleiches gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, wo ein Vermerk ausreicht.

Der Anteil an privater Nutzung ist mit den tatsächlichen Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug zu multiplizieren, um den geldwerten Vorteil zu bestimmen. Da die Berechnung erst rückwirkend möglich ist, kann zunächst für den Steuerabzug der Vorjahreswert zugrunde gelegt werden. Im ersten Jahr können zunächst 0,001 % des inländischen Listenpreises pro Fahrkilometer angesetzt und am Jahresende korrigiert werden.

Zu den relevanten Aufwendungen zählen die Kosten, die unmittelbar dem Fahrzeug zugerechnet werden und für dessen Nutzung erforderlich sind. Nicht berücksichtigungsfähig sind beispielsweise Verwarn- und Bußgelder, Parkgebühren, Maut- sowie Fährkosten.

Welche ist die vorteilhafte Methode?

Keine der beiden Methoden ist stets vorteilhaft. Die individuellen Umstände müssen beachtet werden. Das tendenziell zu bevorzugende Modell zeigt Tabelle 2 auf.

Anbieter elektronischer Fahrtenbücher führen im Internet Beispielrechnungen auf, bei denen die eigenen Daten individuell eingegeben werden können. Im Folgenden wird eine solche Berechnung herangezogen, die eigenen Parameter können selbstständig angepasst werden.

Beispiel:

  • Wird ein Mercedes C 220 CDI mit einem Bruttolistenpreis von 46.000 € genutzt,
  • das Auto geleast und kein Full Service vereinbart,
  • beträgt die Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsstätte 20 km,
  • und liegt die jährliche Gesamtnutzung bei 50.000 km bei 25 % Privatnutzung,

würde die Fahrtenbuchmethode gegenüber der 1-%-Methode jährlich einen Vorteil von 990 € generieren. Bei Full Service sogar 1.186 €. Betroffene können selbst entscheiden, ob dieser Vorteil den zusätzlichen Aufwand des Fahrtenbuchs rechtfertigt.

Bei aller Vorbereitung bleibt Unsicherheit bestehen, da Werkstattkosten im Vorfeld nur geschätzt werden können. Ebenso können Privatfahrten kaum im Vorfeld exakt prognostiziert werden. Aufgrund der Unsicherheit kann es sinnvoll sein, zunächst ein Fahrtenbuch zu führen. Führt beispielsweise eine unerwartete, aufwendige Reparatur zu deutlich höheren Kosten, kann das Fahrtenbuch verworfen und die 1-%-Regel angewendet werden.

[1] GoBD-Konformität bezieht sich auf die Konformität zur Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

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